¿Buscas información sobre el formulario de afiliación Sanitas? Entonces has llegado al lugar indicado porque tenemos un artículo muy detallado y completo dedicado a este formulario.
A lo largo del contenido encontrarás información como que es el formulario único de afiliación y reporte de novedades EPS Sanitas, como descargarlo, como debe ser llenado y donde radicarlo una vez está listo.
Si este contenido es de tu interés entonces debes leer este artículo hasta el final.
¿Qué es el formulario único de afiliación Sanitas EPS y para qué sirve?
Es un formulario emitido por la EPS Sanitas para realizar los trámites de afiliación y reporte de novedades en dicha entidad. Este formulario es el utilizado para todos los casos de afiliación bien sean dependientes, independientes, subsidiados, cotizantes, beneficiarios, empleadores o pensionados.
La finalidad de este formulario es que las personas puedan acceder a los beneficios médicos que ofrece Sanitas en Colombia.
También sirve para que los afiliados y empresas puedan reportar sus novedades en casos de traslados de EPS, modificar datos y agregar beneficiarios.
Otra de las funciones de este formulario es que le permite a Sanitas llevar un control óptimo de todos sus afiliados mediante una base de datos la cual le permite gestionar archivos de manera más eficaz.
Descargar el formulario de afiliación Sanitas EPS en formato PDF
Aquí te dejamos el formulario de afiliación Sanitas listo para su descarga en formato PDF. Solo debes dar clic en el botón naranja debajo y se descargará automáticamente a tu dispositivo.
Como llenar el Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades del EPS Sanitas
En esta sección veremos los apartados que contiene el formato único de afiliación y registro de novedades del EPS Sanitas. Con esta información se podrá saber lo que se debe completar según sea el caso.
Veamos cada una de las secciones que posee este formulario a continuación:
#1 Datos del Trámite
En esta primera sección se debe especificar la operación que realiza el solicitante mediante este formulario. Este apartado cuenta con 5 renglones que son:
- Tipo de trámite: aquí se define si el trámite es para afiliación o reportar novedades.
- Tipo de Afiliación: para identificar si la afiliación es individual, colectivo o institucional.
- El Régimen: se debe identificar si el afiliado es subsidiado o contributivo.
- Tipo de Afiliado: donde se especifica si el afiliado es cotizante o beneficiario.
- Tipo de Cotizante: en este renglón se define si el afiliado es dependiente, independiente o pensionado.
Hay un renglón adicional en esta sección que es el de “Código” el cual no se toca, ya que este código lo debe colocar el funcionario al momento de radicar el formulario.
#2 Datos Básicos de Identificación
Aquí comienza la parte A que corresponde a la afiliación concretamente. En esta sección se debe completar los datos del cotizante y/o cabeza de familia. En este apartado también contamos con 5 renglones los cuales son:
- Apellidos y Nombres.
- Tipo de Documento de Identidad.
- Número del Documento de Identidad.
- Sexo.
- Fecha de Nacimiento.
#3 Datos Complementarios
En este apartado se continúa con más información del cotizante y/o cabeza de familia. Para este apartado tenemos los siguientes 8 renglones:
- Etnia.
- Discapacidad.
- Puntaje SISBÉN.
- Grupo de Población Especial.
- Administradores de Riesgos Laborales (ARL).
- Administradora de Pensiones.
- Ingreso Base de Cotización (IBC).
- Residencia.
#4 Datos de Identificación de los Miembros del Núcleo Familiar
Esta es la sección para rellenar los datos básicos del acompañante y/o cónyuge del cotizante. Una de las secciones más amplias del formulario con 16 casillas:
- Apellidos y Nombres del Acompañante y/o Cónyuge.
- Tipo de Documento de Identidad.
- Número del Documento de Identidad.
- Sexo.
- Fecha de Nacimiento.
En las casillas siguientes se pueden agregar los datos de identificación para afiliados o beneficiarios adicionales (Padres e hijos):
- Apellidos y Nombres.
- Tipo de Documento de Identidad.
- Número de Documento de Identidad.
- Sexo.
- Fecha de Nacimiento.
- Parentesco.
- Etnia.
- Discapacidad.
- Datos de Residencia.
- Valor de la UPC del Afiliado Adicional.
- Nombre de la IPS (Institución Prestadora de Servicio de Salud).
#5 Datos de Identificación del Empleador y otros Aportantes o Entidades
Como lo dice su nombre esta sección es para ser llenada por empleadores, entidades o instituciones facultadas para hacer afiliaciones o reportes de novedades de aquellos afiliados dependientes bajo su cargo.
A partir de Esta sección se comienza con lo que compete a los reportes de novedades y consta de los siguientes 6 renglones:
- Nombre o Razón Social.
- Tipo de Documento de Identificación.
- Número de Documento de Identificación.
- Tipo de Aportante o Pagador (esta sección debe ser llenada por la EPS).
- Datos de Ubicación.
- Tipos de Novedad (Cuenta con 17 tipos de novedades para reportar).
#6 Datos para el Reporte de la Novedad
En esta sección se continúa con más datos para el reporte de novedades y posee 5 renglones:
- Datos básicos de Identificación: esta solo debe llenarse para las novedades de tipo 1,2,3 y 13.
- Fecha: solo se llena en caso de novedades tipo 9,10,11,12 y 15.
- EPS Anterior: esta solo se llena en la novedad tipo 14 que es para traslados.
- Motivo de Traslado: igualmente solo se llena en casos de traslado tipo 14.
- Caja de Compensación Familiar o Pagador de Personas: solo se utiliza en los tipos de novedad 16 y 18.
#7 Declaraciones y Autorizaciones
Aquí es donde se declaran situaciones del afiliado ante la EPS y se autoriza a la misma para que pueda acceder a cierta información del afiliado. En este apartado hay 8 renglones que son:
- Declaración de dependencia económica de los beneficiarios y afiliados adicionales.
- Declaración de la NO obligación de afiliarse al Régimen Contributivo, Especial o de Excepción.
- Declaración de existencia de razones de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la entrega de los documentos que acreditan la condición de beneficiarios.
- Declaración de NO internación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliados adicionales en una Institución Prestadora de Servicios de Salud.
- Autorización para que la E.P.S. solicite y obtenga datos y copia de la historia clínica del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales.
- Autorización para que la E.P.S. reporte la información que se genere de la afiliación o del reporte de novedades a la base de datos de afiliados vigente y a las entidades públicas que por sus funciones la requieran.
- Autorización para que la E.P.S. maneje los datos personales del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
- Autorización para que la E.P.S. envíe información al correo electrónico o al celular como mensaje de texto.
#8 Firmas
En esta sección es donde se estampan las firmas del cotizante y beneficiarios o empleadores, entidades o instituciones según sea el caso.
- Aquí va la firma del cotizante, cabeza de familia o beneficiario afiliado o que se procede a afiliar.
- Aquí va la firma o sello del empleador, entidad o institución que realiza el trámite.
#9 Anexos
Esta sección se utiliza para notificar los documentos que se entregan junto al formulario según sean requeridos. Consta de 10 renglones:
- Anexo de la copia de la cédula de ciudadanía.
- Copia del documento de incapacidad permanente emitido por la autoridad competente.
- Copia del Registro Civil de Matrimonio o de la Escritura Pública, Acta de Conciliación o Sentencia Judicial que declare la unión marital.
- Copia de la Escritura Pública o Sentencia Judicial que declare el divorcio, Sentencia Judicial que declare la separación de cuerpos y Escritura Pública, Acta de Conciliación o Sentencia Judicial que declare la terminación de unión marital.
- Copia del Certificado de Adopción o Acta de Entrega del menor.
- Copia de la Orden Judicial o del Acto Administrativo de Custodia.
- Documento que conste la pérdida de la patria potestad o el Certificado de Defunción de los padres o la Declaración suscrita por el cotizante sobre la ausencia de los dos padres.
- Copia de la autorización de traslado por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
- Certificación de vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
- Copia del Acto Administrativo o Providencia de las autoridades competentes en la que conste la calidad de beneficiario o se ordene la afiliación de oficio.
#10 Datos a ser Diligenciados por la Entidad Territorial
Esta sección consta de 5 renglones, pero la omitiremos porque debe ser rellenada por el funcionario territorial al momento de radicar el formulario en la oficina administrativa del centro médico de la EPS Sanitas correspondiente.
Información importante
La radicación de afiliación y el reporte de novedades deben hacerse por separado. Esto porque el reporte de novedades es para modificar datos de los afiliados por lo cual deben estar previamente afiliados.
Los reportes de novedades solo pueden realizarlos los cabezas de familia y/o cotizantes (dependientes, independientes y subsidiados).
El formulario no puede tener dobles, arrugas, tachaduras ni manchas de ningún tipo.
Donde radicar el formulario de afiliación Sanitas
Este formulario se debe radicar en los centros médicos habilitados por la EPS Sanitas a lo largo del territorio Colombiano. Este documento solo debe radicarse cuando se hace el trámite de forma presencial.
Si deseas conocer los centros médicos disponibles del EPS Sanitas dentro del país realiza una consulta dando clic en el botón de abajo:
En caso de hacer el trámite vía online el formulario se gestiona mediante el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) desde la plataforma de “Mi Seguridad Social” por lo que no sería obligatoria su descarga o impresión.